投标文件的制作教程系列:第一篇常用工具介绍及下载

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俗话说“工欲善其事,必先利其器”,有一套自己得心应手的工具,对投标文件制作人来讲绝对是重中之重,什么2小时一套标书再也不是事。

作为“投标文件的制作教程系列”的第一篇文章,我们就用工具介绍和下载来开篇。

一、 Office、WPS文字处理

这是投标书制作的主要工具,根据自己的熟悉程度来选择对应的版本,但是团队协作要提醒以下几点:

(一)软件版本

1.    个人

一个人做标书任意版本都可以;

2.    团队

如果你是团队协作的话,最好在这个团队中统一版本,因为不同的office版本打开,可能会导致排版格式变动,比如使用office2013建立的文档,用office2007中打开,最常见的就是出现字体、空白页等排版问题。同样使用office建立的文档,在WPS里面也会错乱。

(二)文档格式

1.    个人

一个人做,随自己的喜欢;

2.    团队

团队协作,也是要统一文档格式,就是所谓的后缀名,比如office2007以后的版本默认的后缀是.docx,而2003默认的是.doc,2003在不安装插件的情况下是不能打开.docx的,即使安装了兼容插件包,打开也会格式错乱。

(三) 文档命名的规则

1.    个人

一个人做,随自己的喜欢,自己看得懂就可以了;

2.    团队

团队协作,那得根据这个团队的规则来,比如我的团队就是按照我最初定的规则,供你参考:

XXX项目商务/技术v0.1.docx

XXX项目商务/技术v0.2.docx

。。。

XXX项目商务/技术v1.0.docx

XXX项目商务/技术v2.0.docx

解释一下:v0.1前面是文档名称,v意思是提示版本,0代表为定稿前,.1.2.3…9代表修改的版本号,每次修改递增1,当然如果你可能会修改超过9次,那建议是v0.01这样了;

v1.0这样代表是定稿了,不管前面修订版本是v0.9还是v0.5甚至是v0.1,到了定稿必须是v1.0;

v2.0是放置定稿后突发又要修改。

当然每个版本都应该保留,且是另存为,而不是直接保存。

 

Office2003下载大全

Office2007下载大全

Office2010下载大全

Office2013下载大全

Office2016下载大全(待补充)

WPS官方下载

二、 PDF工具

(一) PDF阅读

因为有很多产品资料、检测报告都是PDF格式,甚至有些招标文件也是PDF的,没有阅读工具,如何打开这些文件呢?

Adobe Reader 介绍及下载

Adobe Acrobat X Pro  介绍及下载   (可编辑PDF)

福昕PDF  介绍及下载

(二) PDF格式转换工具

如果产品资料、检测报告是PDF,我不喜欢标书和这些资料单独打印后再插页(因为这样会导致这些资料没有页码,不利于专家评标),我更喜欢把这些资料当做图片插入到标书的Word文件里面,这样就需要把PDF转换成JPG的图片格式,当然页数少可以用PDF阅读器的快照或者其他截图工具,如果是有几十页的呢,那还是用批量转换方便了。

还有一种可能,就是招标文件都是PDF,而需要提取招标文件中的内容,比如要求的一些格式、一些用户需求等,这个时候就得把PDF转换成Word,那如何把PDF转换成Word呢?且看下面推荐的工具:

PDFdo PDF Converter3.0介绍及下载     PDF JPG PPT Word多功能互相转换

PDFMateFreePDFConverter_1.70介绍及下载      PDF转化成JPG

ABBYYFineReaderCorporate 11.0.102.583介绍及下载     最强大的OCR识别软件

三、文件管理搜索

文件多了,自然的乱,那么像我这样的懒人自有神器帮忙

Everything 介绍及下载   全盘文件秒搜   win自带的收索简直弱爆了

FindDupFile  介绍及下载     相同文件搜索、比对及删除

FileTime    介绍及下载   文件时间属性修改器

文迪公文与档案管理系统

四、图片处理

因为投标文件中涉及到很多图片,比如企业资质证书、产品授权、资料、检测报告、官方网站的链接等,因此难免会用到图片处理的软件,比如哪个证书扫描歪了、边缘多了。

Adobe Photoshop介绍及下载    自然不用多说

FastStone Capture介绍及下载   神器 可以多种方式截图(包括任意形状)、甚至可以截取整个网页(自动翻滚截图),截图完成后自动插入到Word等等

五、画图工具

这个多说是技术人员要用到的,比如系统拓扑图、分布图、施工图等等。

Visio介绍及下载      主要是拓扑图和结构图

AutoCAD介绍及下载 技术人员专用    注册方法 

 

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